日々の書類の整理に困っています💦

ご相談:
収納ボックスを作って、保育園用、自治会用、会社用…など分けて収納しているんですが、そこに入れると忘れてしまう(保育園なら行事や提出物など、自治会なら総会や集金など)という不安から、とりあえず目を通して 用が済むまでダイニングテーブルの上に重ねて置いておく…という状態です。そのためテーブルの半分は書類やお便りで埋まり、スペースが狭くなっています。しかも忘れないように置いているつもりなのにどんどん上に重ねていく為、結局下になった書類はあることすら忘れてしまうこともあります💦


日々の書類整理は、大人の宿題です。


書類と日用品との違いは、
紙という“物質”が必要なのではなく、内容という“情報”が重要だということです。

紙は薄くて軽いモノですが、
自分にとって同じ大きさの紙の中の情報は、
0の時もあり、100の時もあります。

それらを『同じ紙』として処理してしまうと、後々大変なことになってしまいます。

書類整理の鉄則

【手に持った瞬間に情報を処理する】


書類をチェックされる方が、家の中でよくいる場所の近くに、

【書類置きボックス】を設置、

または直置き、または直受け取りでもいいのですが、家庭内での書類集約場所を設置します。特にお子様からのプリントなど。

【その日の書類はその日のうちに確認】します。


【目立つ色のペン】を用意しておきます。

重要と思われる場所に印を付けながら、出来るだけ頭で覚えるようにします。
長期間保存するものは、

【保存版】と記入し、

提出期限や、何か日時が決まっていれば、

【日付を大きく】を記入します。

(写真参照)

全てに目を通し、印を付けたら、

【毎日よく見るものに重要箇所を書き写します】

カレンダー、スマホ、手帳などに
情報を集約します。
↑我が家では、学校からのお願いでよくある
『廃材を集めておいてください』のアイテムもカレンダーに記入しています。

忘れてはいけない提出物や集金の袋は、すぐに用意し(書き込めるとこは全て書き込み、お金などもすぐに袋に入れる)
準備が終わったら、

【提出日を大きめの付箋に書き】、

【目立つところに置くor貼って】おきます。

その際不足なものがあれば一緒に書いておきます。例えば、小銭が足りなかった場合など『お金あと100円入れる』と。

処理済みの書類は処分しても大丈夫なのですが、不安な方は、
(A4サイズの書類が多いので、一回り大きめのサイズの)

【B4のクリアホルダー】に入れておくのがオススメです。

(写真参照)
ラベリングは、テプラやインデックスやマジックで直書きなど。
紙を使う場合は内側から貼る方が引っかかりがありません。

クリアホルダーは、自分がよくいる場所に遠からずの場所にまとめておきます。

【ホルダーが太ってきたら処分の時期】

中身の書類は全て処理済み(もしくはしばらく保存しておく書類のみ)なので、
マーカーで書いた日付を確認しながら、要らないものを(シュレッダーが必要なものは気をつけて)処分します。

大きな書類ボックスだとたまりにたまって処分作業が大変になります。
薄いクリアホルダーならあまりたくさんは入らないので、

【処分アラーム】の代わりになります。

理想は、すぐに処分を決定する。
(写真を撮っておく方法もありますね。)
次の理想は、ホルダーに何か入れる時、一緒に不要もチェックして取り除く。
これがルーティン化できれば、書類で悩むことは無くなります。
書類処理を習慣化、きちんと目を通して内容を消化すること。
情報を集約して管理することが大切です。


『後で読もう、、紙も積もれば 山となる』




年金定期便や契約書や確定申告関連などの書類の整理については、こちらの5つの分け方
↓をご覧ください。

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整理を通してなりたい自分になる こころが変わるとすべてが変わる

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